Как заполнить авансовый отчет, образец заполнения, какие данные нужно указать.
Хотите узнать как стабильно зарабатывать в Интернете от 500 рублей в день?
Скачайте мою бесплатную книгу
=>> «Как гарантированно зарабатывать от 500 рублей в день»
Авансовый отчет – бухгалтерский документ, который подтверждает списание средств под определенные нужды организации. В нём могут быть отражены потраченные средства на канцелярию или расходы в командировке.
Данный документ показывает то, на что сотрудником были потрачены деньги (сколько и в какой период), выделенные организацией под определенные цели. В некоторых случаях, сотрудник на нужды фирмы или компании тратит сначала свои, собственные средства.
А потом уже обращается в бухгалтерию, с подтверждающими данный факт платёжными документами, для возмещения расходов. В этом случае, также, составляется авансовый отчёт.
Как заполнить авансовый отчет, образец заполнения
Сотруднику необходимо заполнить и передать документ в бухгалтерский отдел не позднее трёх рабочих дней после дня, когда истекает срок распоряжения средствами. В случае непредвиденных обстоятельств (например, болезни или что-то ещё), отчёт, дополнительно, подкрепляется оправдательным документом (больничный лист и прочее).
Документ имеет определённый стандарт, утверждённый постановлением Госкомстата РФ. Поэтому, для заполнения подобного отчёта используется типовой бланк АО-1, который должен быть в каждой организации. В данной статье более подробно разберём то, как именно заполняется подобный документ.
Что указывает сотрудник
Заполняя авансовый отчёт, на лицевой стороне сотруднику потребуется указать следующие данные:
- Сначала записывается наименование организации и код по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций).
- Далее проставляются номер документа и дата его составления.
- Затем заполняется строка «Отчёт в сумме», где сотрудник указывает точную сумму до копеек, которую он потратил на нужды организации.
- Также потребуется заполнить поля с наименованием организации и поставить код структурного подразделения.
- Следующим пунктом является заполнение Ф.И.О. сотрудника, с указанием его табельного номера и должности.
- Заполняется строка «Назначение отчета».
- Слева, на лицевой части документа, нужно заполнить таблицу. В ней указывается размер той суммы, которая была получена из кассы организации наличным образом или путём осуществления перевода на банковскую карту. Сюда же, при необходимости, вносятся данные о предоставлении компанией какой-либо суммы в иностранной валюте. В этой же таблице заполняется итоговая сумма с точностью до копеек.
- В строке «Израсходовано» записывается потраченная сумма. При необходимости, заполняются поля «Остаток» или «Перерасход».
- Далее нужно перевернуть бланк и с обратной стороны в колонках с 1 по 6 сотрудник перечисляет все платёжные документы, подтверждающие расходы (товарные/кассовые чеки, накладные и др.). Если речь идет о командировке и о проживании в гостинице, то на платёжных документах в обязательном порядке должна стоять печать гостиничного комплекса, с точным указанием полной стоимости и срока проживания.
- В этой таблице обязательно необходимо ставить нумерацию при заполнении каждой новой строки.
- В поле «Итого» заносятся сведения об общей сумме израсходованных средств.
Наконец, заполнив документ, сотрудник расписывается, ставит расшифровку и передаёт его на проверку, в бухгалтерский отдел.
Нюансы при заполнении
Если интересует, как заполнить авансовый отчёт, образец заполнения предоставляет возможность указать все необходимые сведения без ошибок. Но при этом, во многих организациях, все документы и таблицы бухгалтер заполняет самостоятельно.
Поэтому, если сотрудник, впервые сталкивается с подобной ситуацией (то есть, его в первый раз отправляют в командировку или, например, за покупкой той же самой канцелярии и прочее).
В этом случае, сначала лучше уточнить в бухгалтерии стоит ли самостоятельно заполнять авансовый отчёт, или нужно просто предъявить все платёжные документы, подтверждающие факт расходов.
Также, есть ещё несколько важных моментов:
- Если идет перерасход средств, то данная сумма в дальнейшем или спишется при составлении нового авансового отчета, или войдет в заработную плату при расчете организации с сотрудником.
- В случае остатка, оставшиеся денежные средства сдаются совместно с авансовым отчётом.
- Наконец, существует вариант, в котором деньги были выделены, но так никуда и не потрачены, тогда работник сдаёт ранее полученную сумму в кассу, без заполнения документов отчётности.
Заполнение авансового отчёта бухгалтером
После передачи авансового отчёта, составленного сотрудником, бухгалтер осуществляет его проверку. То есть, проверяется правильность заполнения, наличие всех платёжных документов, подтверждающих факт траты средств, выделенных компанией.
Если всё в порядке, тогда бухгалтер делает соответствующую запись, заверяет её своей подписью и приступает к заполнению обратной стороны бланка. Важный момент заключается в том, что суммы указанные в таблице сотрудником и бухгалтером должны совпадать.
Далее бухгалтер оформляет лицевую сторону отчёта. Вносит остаток или перерасход средств предыдущего аванса и авансовых сумм. А также, указывает размер аванса, который был получен сотрудником из кассы компании и сумму расходов. Кроме того, заполняется отрывной лист, для сдавшего данный документ и передаётся ему.
Ещё раз проверив и подписав, бухгалтер передаёт отчёт главбуху. Затем, документ передаётся руководителю фирмы, для подписания.
Резюме
При возникновении вопроса, как заполнить авансовый отчёт, образец заполнения поможет в качестве наглядного примера. Для вас не составит труда, правильно указать все необходимые данные. Также не стоит забывать о том, что авансовые отчеты хранятся в архиве организации 5 лет.
После чего утилизируются, однако на протяжении этого срока комиссия может потребовать предъявить их для проверки. В связи с чем, как и в любых других документах, связанных с бухгалтерией, ошибок быть не должно.
В дополнение к теме, хочу порекомендовать вам следующие, интересные статьи:
- Как написать сопроводительное письмо к документам, образец;
P.S. Прикладываю скриншот моих заработков в партнёрских программах. И напоминаю, что так зарабатывать может каждый, даже новичок! Главное — правильно это делать, а значит, научиться у тех, кто уже зарабатывает, то есть, у профессионалов Интернет бизнеса.
Заберите список проверенных Партнёрских Программ 2017 года, которые платят деньги!
Скачайте чек-лист и ценные бонусы бесплатно
=>> «Лучшие партнёрки 2018 года»
